Chính sách quyền riêng tư

Chính sách này giải thích cách LotusGuard Vietnam Advisory xử lý thông tin mà mọi người gửi cho chúng tôi thông qua quảng cáo trên các nền tảng của Meta và qua các kênh nhắn tin gắn với quảng cáo đó, gồm Facebook Messenger, Instagram Direct và WhatsApp.

Chính sách bao trùm toàn bộ hành trình đó: từ lượt liên hệ ban đầu, cuộc trao đổi tiếp theo, cho tới bản báo cáo miễn phí nếu có yêu cầu — bao gồm cả những giấy tờ cần để lập báo cáo.

Chính sách áp dụng cho tất cả những ai liên hệ với chúng tôi qua các kênh nêu trên, không phân biệt nơi cư trú, và không phụ thuộc vào việc sau đó họ có trở thành khách hàng hay không.

Chính sách này không điều chỉnh website của chúng tôi và các công cụ đo lường trên website, cũng không điều chỉnh hồ sơ được mở ra khi một người sử dụng dịch vụ có thu phí. Những phần đó được quy định riêng.

Chính sách được viết để đọc, không phải để lưu trữ. Nếu có câu nào khó hiểu, đó là lỗi của cách diễn đạt và chúng tôi mong được biết.

Chỉ những gì cần để trả lời đúng người đang hỏi và để lập được thứ họ yêu cầu. Trên thực tế gồm:

• Họ tên, địa chỉ email và số điện thoại hiển thị trên biểu mẫu quảng cáo, dù do nền tảng tự điền hay do người dùng tự nhập.

• Các câu trả lời cho những câu hỏi trong biểu mẫu đó.

• Nội dung tin nhắn gửi tới chúng tôi qua các kênh nhắn tin nêu trên, bao gồm mọi tệp mà người dùng chủ động đính kèm.

• Bản ghi mà nền tảng chuyển kèm mỗi lượt liên hệ: thời điểm gửi và quảng cáo mà lượt liên hệ đó đến từ.

• Khi có yêu cầu lập báo cáo miễn phí: các thông tin và giấy tờ nêu ở mục kế tiếp, kèm bản ghi chép nội dung đã trao đổi.

Những bản ghi loại này được lưu theo mã hồ sơ thay vì theo tên người, ở mọi công đoạn mà tính chất công việc cho phép.

Không có thông tin nào được thu thập bằng cách quan sát. Chúng tôi không theo dõi người dùng trên các website hay ứng dụng khác, và không dựng hồ sơ về những người chưa từng liên hệ với chúng tôi.

Một bản báo cáo miễn phí là bản đọc tình trạng có thật, nên đến một lúc nào đó nó cần giấy tờ thật. Tùy theo báo cáo được yêu cầu, chúng tôi có thể đề nghị:

• Trang nhân thân hộ chiếu, số hộ chiếu và ngày hết hạn.

• Thị thực hoặc thẻ tạm trú đang có hiệu lực, và dấu nhập cảnh gần nhất.

• Bằng cấp hoặc chứng chỉ nghề nghiệp, cùng văn bản xác nhận kinh nghiệm.

• Giấy khám sức khoẻ hoặc phiếu lý lịch tư pháp, khi hồ sơ nộp tại Việt Nam yêu cầu.

• Giấy tờ chứng minh nguồn vốn đầu tư.

• Hợp đồng thuê đang có hiệu lực, giấy đăng ký doanh nghiệp, hoặc thỏa thuận đã ký với bên khác.

Bốn điều đúng với tất cả những giấy tờ này.

Chúng tôi chỉ đề nghị sau khi đã có yêu cầu lập báo cáo, và nói rõ từng giấy tờ dùng để làm gì trước khi đề nghị.

Không có gì là bắt buộc. Có bao nhiêu gửi bấy nhiêu. Thiếu phần nào, báo cáo ghi thẳng phần đó không kiểm được và vì sao, thay vì lấp chỗ trống bằng phỏng đoán.

Không hồ sơ nào được nộp, đăng ký, hay chi trả thay mặt bạn nếu chưa có ủy quyền bằng văn bản của bạn. Bản chụp gửi cho chúng tôi để lập báo cáo không đi tới bất kỳ nơi nào khác.

Không giữ hộ chiếu bản gốc tại văn phòng. Khi cơ quan nhà nước yêu cầu bản gốc, chúng tôi báo trước, và bạn hoặc tự nộp, hoặc ủy quyền bằng văn bản cho chúng tôi nộp — kèm biên nhận có chữ ký và ngày trả đã thống nhất.

Về việc chọn kênh gửi: giấy tờ có thể gửi qua email, hoặc qua chính kênh nhắn tin đang trao đổi, tùy bạn thấy tiện. Khi gửi qua dịch vụ nhắn tin, một bản sao cũng nằm lại trong cuộc trò chuyện trên hệ thống của nền tảng đó, và điều này nên được biết trước khi chọn. Ai không muốn như vậy thì dùng email, hoàn toàn không phiền gì.

Chúng tôi không hỏi mật khẩu hay thông tin đăng nhập, và không nhân sự nào của chúng tôi được phép đề nghị điều đó.

Chúng tôi không hỏi số thẻ ngân hàng hay thẻ thanh toán qua khung chat. Các khoản phí, nếu có phát sinh, được xuất hóa đơn.

Chúng tôi không hỏi về nguồn gốc chủng tộc, tôn giáo hay quan điểm chính trị, và không hỏi về đời sống riêng tư.

Khi cần giấy khám sức khoẻ hoặc phiếu lý lịch tư pháp, đó là vì hồ sơ nộp tại Việt Nam yêu cầu — không phải vì chúng tôi quan tâm tới nội dung bên trong. Giấy tờ đó được đọc cho đúng mục đích ấy và không dùng cho việc gì khác.

Cho năm mục đích:

• Để lập và gửi bản báo cáo hoặc tài liệu miễn phí mà người dùng đã yêu cầu.

• Để trả lời đúng câu hỏi đã được đặt ra và tiếp tục trao đổi đó.

• Để lưu lại nội dung đã trao đổi, nhằm không bắt người dùng phải trình bày lại tình huống của mình lần thứ hai, và để có thể tiếp tục một vụ việc về sau.

• Để giới thiệu tới người dùng những dịch vụ của chúng tôi có liên quan tới điều họ đã hỏi, bao gồm thông qua quảng cáo trên chính nền tảng họ đã liên hệ. Mục 9 giải thích việc này và cách dừng lại.

• Để thực hiện các nghĩa vụ mà pháp luật Việt Nam hiện hành đặt ra cho một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này.

Thông tin không được dùng cho bất kỳ mục đích nào ngoài danh sách trên, và không được bán.

Không bán, không cho thuê, không trao đổi. Không chuyển cho bất kỳ người sử dụng lao động, trường học, đại lý, chủ nhà hay doanh nghiệp nào để họ sử dụng hoặc tiếp thị.

Thông tin chỉ ra khỏi phạm vi của chúng tôi trong ba trường hợp:

• Khi một bước công việc do chính người dùng yêu cầu bằng văn bản đòi hỏi điều đó — ví dụ tổ chức công chứng, người dịch thuật, hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

• Khi một nhà cung cấp dịch vụ vận hành một phần hệ thống mà chúng tôi dùng để lưu trữ hồ sơ hoặc gửi tin nhắn; khi đó họ hành động theo chỉ dẫn của chúng tôi và có nghĩa vụ bảo mật.

• Khi pháp luật hiện hành yêu cầu cung cấp.

Chúng tôi không nhận hoa hồng, phí giới thiệu hay bất kỳ khoản chi trả nào từ bên thứ ba để giới thiệu người dùng cho họ, và cũng không chi trả khoản nào như vậy. Không nội dung nào trong một báo cáo hay một câu trả lời bị chi phối bởi việc ai khác sẽ được trả tiền.

Khi một báo cáo miễn phí đã được lập và người dùng không tiếp tục sử dụng dịch vụ có thu phí, hồ sơ được lưu trong mười hai tháng kể từ ngày gửi báo cáo, sau đó được xóa.

Mười hai tháng chứ không phải vô thời hạn, vì một hồ sơ không còn phục vụ ai nữa thì chỉ còn là rủi ro. Mười hai tháng chứ không phải xóa ngay, vì những vấn đề thuộc loại này thường quay trở lại, và một người liên hệ lại sau sáu tháng không nên phải gửi lại toàn bộ giấy tờ từ đầu.

Khi người dùng sử dụng dịch vụ có thu phí, hồ sơ được lưu trong thời gian vụ việc yêu cầu và trong thời hạn mà pháp luật hiện hành yêu cầu phải lưu giữ.

Với những lượt liên hệ không dẫn tới một báo cáo nào, bản ghi chỉ được giữ trong thời gian còn có thể hữu ích cho chính người đã liên hệ.

Người dùng có thể yêu cầu xóa sớm hơn mọi mốc nêu trên, và chúng tôi thực hiện yêu cầu đó trừ khi pháp luật buộc phải lưu giữ.

Tin nhắn gửi qua Facebook Messenger, Instagram Direct và WhatsApp được truyền tải và lưu trữ trên hệ thống của các công ty vận hành những dịch vụ đó, đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Điều này cũng đúng với mọi giấy tờ đính kèm trong tin nhắn. Đây là hệ quả của việc chọn nhắn tin cho chúng tôi qua các kênh ấy, không phải một quyết định của chúng tôi sau đó.

Khi có việc chuyển thông tin ra ngoài Việt Nam, việc chuyển được thực hiện theo cách mà pháp luật Việt Nam hiện hành yêu cầu. Người dùng không muốn thông tin của mình nằm trên các hệ thống đó có thể nói rõ, và chúng tôi sẽ tiếp tục trao đổi qua email.

Chúng tôi chạy quảng cáo trên các nền tảng của Meta, và chúng tôi muốn nói rõ điều đó bao hàm những gì, thay vì để nó trôi qua không ai nhắc tới.

Nền tảng báo cáo lại cho chúng tôi số lượt người đã xem hoặc phản hồi quảng cáo, ở dạng tổng hợp. Chúng tôi không nhận thông tin cá nhân của những người chỉ nhìn thấy quảng cáo mà không nhắn tin cho chúng tôi.

Với những người đã liên hệ, thông tin liên hệ của họ có thể được dùng để đưa vào một tệp đối tượng trên các nền tảng đó, để quảng cáo về sau của chúng tôi hiển thị tới họ thay vì tới một người hoàn toàn không quan tâm tới chủ đề này. Đây là cơ chế thông thường của quảng cáo trên các dịch vụ ấy.

Việc này có thể dừng lại. Bạn nhắn cho chúng tôi, chúng tôi gỡ bạn khỏi các tệp đối tượng đó và không thêm lại. Bản thân các nền tảng cũng có phần cài đặt quảng cáo riêng, hoạt động độc lập với mọi thao tác của chúng tôi.

Việc không phản hồi một quảng cáo không dẫn tới bất kỳ hệ quả nào, và một người đã phản hồi một lần cũng không có nghĩa vụ phải phản hồi lần sau.

Vào bất kỳ lúc nào, không cần nêu lý do, người dùng có thể yêu cầu chúng tôi:

• Cho biết chúng tôi đang lưu những thông tin nào về họ và nguồn gốc của những thông tin đó.

• Sửa lại những gì không chính xác hoặc đã lỗi thời.

• Xóa những gì chúng tôi đang lưu.

• Ngừng sử dụng thông tin của họ cho một mục đích cụ thể, kể cả mục đích quảng cáo.

• Rút lại sự đồng ý đã cho trước đó; việc rút lại có hiệu lực kể từ thời điểm rút, không có hiệu lực hồi tố.

Yêu cầu được trả lời trong thời hạn pháp luật hiện hành cho phép, và không thu phí đối với yêu cầu hợp lý. Nếu một yêu cầu không thể được đáp ứng đầy đủ, lý do sẽ được nêu bằng văn bản.

Người dùng không hài lòng với cách một yêu cầu được xử lý còn có thể khiếu nại tới cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.

Thông tin được cung cấp cho cơ quan nhà nước Việt Nam khi pháp luật hiện hành yêu cầu, và trong phạm vi được yêu cầu.

Chúng tôi không tự ý cung cấp thông tin về một người cho bất kỳ cơ quan, người sử dụng lao động, trường học hay bên nào khác vì sự thuận tiện của họ, và không đáp ứng những đề nghị không chính thức, không có căn cứ pháp lý.

Khi được phép thông báo cho người liên quan rằng có một yêu cầu như vậy, chúng tôi thông báo.

Mỗi hồ sơ đi qua ba vai trò xác định: người tiếp nhận yêu cầu, người phân tích và viết báo cáo, và người soát lại báo cáo trước khi gửi. Ngoài ba vai trò đó không ai có lý do để mở hồ sơ, và quyền truy cập được giới hạn theo đúng như vậy.

Hồ sơ được lưu theo mã số thay vì theo tên người, ở mọi công đoạn mà tính chất công việc cho phép, để một bản ghi hiện trên màn hình không lập tức chỉ ra danh tính của ai.

Mọi người tham gia xử lý hồ sơ đều chịu nghĩa vụ bảo mật, kể cả sau khi hồ sơ đã khép lại.

Không hệ thống nào là không thể xảy ra sự cố. Khi một sự cố an toàn thông tin ảnh hưởng tới thông tin của một người, người đó được thông báo cùng với những gì đã biết và những việc đang được thực hiện, trong thời hạn pháp luật hiện hành yêu cầu.

Dịch vụ của chúng tôi dành cho người trưởng thành. Quảng cáo của chúng tôi không hướng tới trẻ em và chúng tôi không cố ý thu thập thông tin từ trẻ em.

Khi một vụ việc liên quan tới cả gia đình, mọi thông tin về trẻ em đều do cha mẹ hoặc người giám hộ cung cấp và chỉ được dùng cho đúng vụ việc đó.

Ngày ghi ở đầu Chính sách cho biết lần thay đổi gần nhất. Bản sửa đổi thay thế bản trước kể từ ngày ghi trên bản đó.

Khi một thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới cách xử lý thông tin đã được cung cấp trước đó, thay đổi sẽ được thông báo trên chính kênh mà thông tin đã được gửi tới, chứ không chỉ đăng tại đây.

Chính sách này được xây dựng để phù hợp với pháp luật Việt Nam hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, an toàn thông tin mạng, giao dịch điện tử và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, cùng với quy định của các nền tảng mà chúng tôi sử dụng để quảng cáo và liên lạc.

Trường hợp pháp luật nơi người dùng đang cư trú trao cho họ nhiều quyền hơn những gì Chính sách này mô tả, pháp luật đó được áp dụng đối với họ.

Chính sách này là bản trình bày cách chúng tôi làm việc. Đây là thông tin chung dành cho những người liên hệ với chúng tôi, không phải ý kiến pháp lý cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào.

Mọi câu hỏi về Chính sách này, cũng như các yêu cầu nêu ở trên, xin gửi tới:

support@lotusguard.com.vn

LotusGuard Vietnam Advisory — Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.